Comment s’y prendre pour actualiser une base de données fournisseurs ?

Pour optimiser l'exécution des processus métier la construction d'une base de fournisseurs s’avère nécessaire. En d’autres termes, c’est un atout puissant au sein d'une organisation. Ce carnet d'adresses professionnel permet de recenser l'ensemble des fournisseurs de l'entreprise, leurs coordonnées, leurs informations légales, et surtout leur historique de paiement et commandes et contrats en cours.

Base de données fournisseurs : définition

Dans les organisations qui traitent avec des fournisseurs pour leur entreprise, les comptes fournisseurs sont responsables du comptage, de la classification et de la mise à jour des informations sur les fournisseurs dans la base de données. Il s’agit de la base de données fournisseurs où chaque prestataire externe dispose de sa table détaillée. Les fichiers fournisseurs regroupent toutes les données dont une organisation a besoin pour traiter avec ses fournisseurs : données administratives et financières (alarme, raison sociale, forme juridique, numéro de TVA, etc.) ; contacts ; messages ; contrats en cours ; cahiers des charges ; produits de référence ; tarifs négociés ; devis chiffre d’affaires ; historique des contacts, historique des paiements. Donc gérer une base fournisseurs est indispensable pour une entreprise.

Mettre à jour la base de données fournisseurs : pourquoi est-elle indispensable en entreprise ?

La gestion des données de référence des fournisseurs et leur disponibilité centralisée dans une base de données accessible est un élément essentiel du succès de l’entreprise. La base de données doit en effet être bien sécurisée et consultable par les employés, et mise à jour ponctuelle. En effet, les paiements non enregistrés, les factures non reconnues, et toutes les dettes fournisseurs sont affectées (et fausses). Cependant, pour gérer et prévoir au mieux les entrées et sorties de trésorerie de l’entreprise, les organisations doivent conserver à tout moment une visibilité sur les paiements impayés des fournisseurs. À cette fin, la mise à jour régulière des dossiers des fournisseurs doit être intégrée dans les pratiques comptables de l'organisation dans les plus brefs délais. Il s'agit d'une part de réduire la charge administrative liée à la gestion des données, mais aussi de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. En plus de gagner du temps, la base de données des fournisseurs permet également d'éviter les doublons. Cauchemar pour les services comptables et financiers, les fournisseurs et les factures en double sont l'une des erreurs les plus courantes et les plus difficiles à corriger... avec des documents fournisseurs à jour et bien conservés, grâce à l'identification claire de l'entreprise, les doublons peuvent être évités en fonction de leur Numéro de TVA, numéro DUNS ou leur région.